Cara Karyawan Tetap Produktif Saat WFH Selama Pandemi

Posted by Harley Jefferson on April 18th, 2022

Banyak kebiasaan dan kebudayaan baru yang diharuskan berubah dalam masa pandemi seperti sekarang ini. Perubahan ke arah teknologi makin dipercepat karena kondisi yang tidak memungkinkan untuk bekerja selalu di kantor. Para pemimpin harus berpikir keras supaya bisnis tetap jalan sedangkan disisi lain juga mengharapkan karyawannya tetap produktif selama masa WFH seperti sekarang ini. Modernisasi kerja yang memberikan karyawan Anda kebebasan untuk bergerak tanpa terbatas tempat namun berdasarkan kualitas kerja adalah salah satu jalan untuk mencapai produktivitas. Perubahan pola pikir dan cara kerja perusahaan yang modern ini sangat mendukung budaya kerja Agile.

Lantas bagaimana cara untuk memonitoring karyawan Anda tetap produktif saat WFH? Kali ini MYSC team akan memberikan cara agar karyawan tetap produktif saat WFH. Cara ini dapat pula diterapkan untuk memodernisasi budaya kerja anda sesuai dengan prinsip Agile. Budaya kerja Agile tidak terpaku pada budaya kerja 9 pagi hingga jam 5 sore di kantor, namun budaya kerja Agile berfokus pada kualitas kerja dan continuous improvement. Para pemimpin yang Agile harus tetap tenang dan mempersiapkan karyawan Anda untuk menghadapi perubahan. Berikut ini cara agar karyawan tetap produktif selama pandemi

1. Tradisional Manajemen Proyek

   1. Menjelaskan Kebijakan Baru Di VUCA

      Pada era pandemi terkenal dengan istilah VUCA (volatility, uncertainty, complexity, and ambiguity) sehingga para pemimpin harus membuat suatu kebijakan baru terkait dengan protokol kesehatan dan kebijakan lainnya. Kebijakan ini perlu dijelaskan kepada karyawan disertai dengan alasan mengapa dibuat kebijakan baru. Tujuannya adalah agar karyawan memahami apa maksud dari kebijakan-kebijakan tersebut, sehingga mereka merasa memiliki perusahaan. Hal ini akan menambah kedekatan anda dengan karyawan.

   2. Perbaiki Komunikasi Kerja

      Komunikasi adalah hal yang paling vital dalam sebuah organisasi maupun perusahaan. Menurut penelitian, terdapat beberapa penyebab buruknya komunikasi meliputi: gaya komunikasi yang berbeda (42%), tanggung jawab kerja tidak jelas (34%), dan tekanan waktu (31%). Permasalahan ini perlu disesuaikan dengan para leader dan karyawan menyesuaikan gaya komunikasi yang disepakati bersama dan menggunakan teknologi sebagai jembatan untuk alat komunikasi.

   3. Melatih Komunikasi Kerja

      Para leader tunjukan komunikasi yang Anda harapkan dari sebuah tim. Latihan dan terapkan pada tim Anda. MYSC tim selalu menggunakan “ Daily Stand Up Meeting”, meeting setiap hari kerja sebelum melakukan aktivitas. Hanya membutuhkan 15 menit sehari di pagi hari agar aktivitas karyawan Anda tetap termonitor saat dikantor maupun saat WFH. Daily stand up meeting dapat dilakukan secara tatap muka maupun menggunakan alat telekomunikasi lain untuk mempermudah komunikasi tim Anda. Pertanyaan daily stand up meeting yang harus dijawab setiap individu dalam tim yaitu:

      1. Apa saja yang telah kamu selesaikan kemarin?
      2. Apa masalah yang kamu hadapi saat mengerjakannya?
      3. Apa yang akan kamu kerjakan hari ini?

2. Terapkan Budaya dan Kebiasaan Kerja Agile

   1. Beralih ke Agile Working

      Cara kerja Agile (Agile working) adalah terbuka terhadap perubahan mulai proses kerja, budaya, dan pola pikir kerja dalam perusahaan. Agile working menumbuhkan sikap tanggung jawab dan disiplin dalam setiap individu dalam tim. Individu dalam tim bekerja berdasarkan kualitas kerja dan perbaikan terus menerus. Dengan budaya kerja dan pola pikir ini setiap individu dalam tim mengerti peranan penting mereka dalam perusahaan dan berpartisipasi aktif untuk selalu produktif dalam kerja. Agile working tidak terpaku pada peraturan yang kaku dan harus selalu di kantor.

   2. Menggunakan framework scrum dan kanban

      Framework scrum dan kanban adalah proyek dari Agile yang telah dipakai secara umum oleh banyak perusahaan. Scrum adalah detail dari sebuah project management yang membantu mengorganisir sebuah tim. Scrum membagi, mengkategorikan tugas secara rinci yang nanti akan dimasukan kedalam “sprint”. Setiap “sprint” dimulai dengan meeting untuk perencanaan dan diakhiri dengan review disetiap sprintnya. Scrum mendukung perbaikan yang berkelanjutan untuk memperoleh hasil maksimal dan pencapaian produktivitas kerja yang lebih baik. Sedangkan kanban juga mendukung proses kerja lean, tujuan kanban untuk memberikan tanda pada sebuah proses. Tanda ini memudahkan anggota tim agar lebih fokus dan lebih produktif. Para leader juga bisa mengetahui lebih lanjut tentang cara menerapkan scrum dan meningkatkan produktivitas menggunakan kanban pada blog MYSC sebelumnya.

3. Memantau Kinerja Jarak Jauh

   Setelah banyak berlatih memperbaiki komunikasi dan juga menerapkan budaya kerja yang baru, sekarang kita sampai pada konklusi untuk bagaimana mengukur kinerja karyawan Anda yang bekerja dari rumah efektif atau tidak? Apabila budaya kerja dapat dilakukan jarak jauh, cara memantaunya juga bisa menggunakan jarak jauh juga.

   1. Lakukan pembobotan kerja

      Evaluasi kinerja tim menggunakan metode pembobotan pada bobot tugas kecil dan besar. Sesuai dengan deadline, tanggung jawab, dan kapasitas individu dalam tim. Dengan cara ini anda sebagai pemimpin dapat terus memonitor hasil kerja tanpa memberikan kelonggaran tanggung jawab walaupun bekerja secara jarak jauh. Pembobotan kerja juga lebih mudah dengan menggunakan MY Scorecard. Dengan aplikasi ini mendukung kinerja Agile yang bisa diterapkan saat bekerja di kantor maupun jarak jauh. Aplikasi ini dapat mendukung kinerja tim saat WFH secara gratis yuk register sekarang untuk merasakan manfaatnya.

   2. Berikan pujian terhadap kinerja baik dan beri feedback

      “A person who feels appreciated will do more than expected.” -by anonymous

      Quote sederhana ini adalah bentuk apresiasi yang Anda bisa berikan kepada tim yang performanya baik agar individu merasakan di apresiasi dan lebih bersemangat untuk selalu meningkatkan performa kinerjanya. Puji didepan umum dan berikan kritik membangun secara privat. Selalu berikan juga evaluasi yang membangun agar individu dapat memperbaiki kesalahannya dan dianggap sebagai bagian dari tim.

Semoga cara yang diberikan MYSC team dapat segera Anda terapkan sehingga bisa meningkatkan produktivitas kerja saat WFH maupun dikantor dan meningkatkan kualitas manajemen proyek yang dikerjakan. Anda juga dapat menyimak blog kami lainnya yang juga dapat mengembangkan performa kinerja team Anda.