5 tips untuk memilih ERP system yang tepat untuk perusahaan anda

Posted by parmantua on December 14th, 2020

Enterprise Resource Planning atau ERP adalah sebuah aplikasi manajemen bisnis yang memudahkan pengelolaan bisnis secara terintegrasi. Selain mengurangi biaya operational dan menghemat tenaga kerja, ERP system tentunya akan membantu meningkatkan produktivitas sebuah perusahaan. ERP system bukan hanya cocok untuk perusahaan besar saja tapi juga untuk perusahaan kecil dan menengah. UMKM pun dapat merasakan manfaat dari pemakaian ERP jika ERP tersebut systemnya modular dan dapat mengikuti perkembangan perusahaan.

Saat ini banyak sekali pilihan ERP system di pasaran, dari yang paling mahal sampai yang termurah. Untuk menentukan ERP system yang tepat, kita perlu meluangkan waktu agar jangan sampai salah menentukan software yang kelak akan dipakai 10 sampai 15 tahun kedepan. Berikut beberapa tips yang bisa menjadi bahan pertimbangan ketika meng-evaluasi ERP perusahaan:

1. Tentukan kebutuhan perusahaan

Tujuan dari setiap ERP adalah untuk memudahkan dan meningkatkan alur bisnis perusahaan. Sebelum memulai proses pencarian ERP, anda perlu mengambil waktu untuk menganalisa proses bisnis yang ada dan menemukan pain points atau kelemahan yang hanya dapat ditutup oleh ERP system. Hasil dari analisa ini akan menjadi starting point untuk menentukan ERP mana yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dan menutup kelemahan yang ada di system.

2. Pastikan ERP sesuai dengan alur perusahaan

Pada umumnya ERP system dapat di custom atau diubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Namun tidak semua ERP system memiliki sifat yang flexible dan customizable. Jika anda harus mengubah alur utama perusahaan untuk menyesuaikan dengan cara kerja sebuah ERP system, kemungkinan software tersebut bukanlah ERP yang tepat untuk perusahaan anda.

3. Pastikan ERP User-Friendly

Interface atau tampilan ERP system menjadi kebutuhan yang penting karena berpengaruh dengan biaya training dan pemakaian ERP. Jika ERP yang ditawarkan fungsinya lengkap, namun tampilannnya kuno dan susah dipakai, maka akan memakan waktu yang lama untuk melatih user dan otomatis menambah biaya training. Sebagai tips, ERP system yang user-friendly pada umumnya mobile-friendly atau tampilannya dapat menyesuaikan dengan device yang anda gunakan baik itu tablet, ataupun smartphone. ERP yang dapat di akses di applikasi iOS dan android menjadi kebutuhan yang utama di zaman modern ini, sehingga anda dapat memonitor usaha anda dimanapun dan kapanpun. Apapun pilihannya, pastikan ERP anda user-friendly dan accessible! 

4. Pastikan biaya implementasi ERP sesuai dengan budget anda

Selain alur yang sesuai dan tampilan yang modern, tentunya biaya implementasi menjadi pertimbangan utama dalam memilih ERP system. Jika anda sudah mendapat tawaran dari beberapa vendor, pastikan anda request penawaran harga secara detail yang menyangkut semua biaya-biaya yang berhubungan dengan implementasi software ERP, yaitu: biaya implementasi, software license, customization, training, dan maintenance. Jangan lupa menanyakan mengenai biaya hardware dan perangkat networking yang diperlukan agar ERP system dapat berjalan dengan lancar. Perlu disadari bahwa pricing model setiap software sangat bervariasi (pembayaran di-depan, biaya bulanan, dll) jadi anda perlu
me-normalisasi penawaran harga yang ada sehingga dapat membandingkan penawaran “apples-to-apples”.

5. Memilih ERP Applikator/Partner yang tepat

Memilih ERP system yang tepat sebenarnya tidak menjamin manfaat ERP sepenuhnya. Sebenarnya memilih ERP system hanya menjamin 50% dari susksesnya implementasi ERP, sisanya tergantung dari applikator pilihan anda. Sebagai official Odoo Indonesia partner, kami banyak menjumpai proyek ERP yang gagal karena memilih applikator ERP yang salah. Beberapa client kami memerlukan waktu 6 jam untuk generate laporan. Beberapa lagi bahkan ERP nya tidak bisa digunakan sama sekali walapun sudah menghabiskan miliaran rupiah untuk membeli software ERP buatan Jerman ataupun Amerika Serikat. Masalahnya bukan terletak pada kualitas software ERP. Masalahnya justru terletak pada applikator yang tidak kompeten.

Luangkan waktu untuk menentukan software ERP dan software house yang dapat meningkatkan produktivitas dan mendorong perkembangan bisnis anda ke level selanjutnya.