La signature ?lectronique dans les centres de formation

Posted by JDSConseil on April 22nd, 2017

La signature électronique – Un pas en avant pour les centres de formation

Plus ergonomiques, plus écologiques et moins coûteuses, les solutions numériques sont au cœur de l’actualité des entreprises. De la réception de documents à la signature numérique en passant par les factures, la dématérialisation devient un enjeu dans tous les domaines. Les nouvelles solutions présentes sur le marché permettent de réunir, sur une même interface,tous les intervenants sans contraintes géographiques.

Le contact se fait plus facile et rapide grâce à la gestion électronique des documentssource degain de productivité important. De nombreuses solutions existent aujourd’hui pour pallier tous ces problèmes de temps, d’argent et de formalités administratives.

Ces solutions impactent positivement l’ensemble des entreprises en optimisant le temps de traitement des demandes d’information que ce soit avec les stagiaires, les apprenants, les clients, les fournisseurs, les collaborateurs, les partenaires, les formateurs et même les prestataires.Pour les services administratifs des organismes de formation, sans solution sur le marché, de longues heures de formalités et de paperasseliées aux dossiers de facturation sont nécessaires.

Scanpoint Software, spécialiste de la dématérialisation, s’est adapté aux demandes spécifiques de ce marché afin de répondre aux besoins exprimés.

Les signatures électroniques : Cadre juridique compliqué

Dans le cadre du développement d’une solution de dématérialisation des feuilles de présence dans les centres de formation, de nombreuses contraintes légales sont imposées:

• Un document d’origine numérique et signé avec un certificat RGS 1* ou 2* a une valeur d’original probant que s’il est conservé de manière sécurisée et traçable
• Le document papier numérisé n’a qu’une valeur de copie (même si le PDF obtenu est ensuite signé à l’aide d’un certificat numérique)
• L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écritsur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité
• La CNIL ne permet pas l’usage de la biométrie ni de la reconnaissance faciale dans les centres de formation dans le cadre de la loi « informatique et libertés »

Le manque de connaissances de la dématérialisation, le volume faible de documents à traiter dans certains centres, le cadre juridique peu familier de ces processus et la résistance humaine au changement : autant de raisons qui font qu’aujourd’hui, les utilisateurs sont réticents à ce type de solution.   Outil de gestion des étudiants 

Gain de temps et innovation

De nombreuses démarches ont été effectuées par les administrations pour passer au « tout numérique », notamment avec :

• Les inscriptions en ligne pour les centres de formation
• L’obligation de transmission dématérialisée des contrats de professionnalisation auprès des OPCA
• L’admission de preuve de l’écrit sous forme électronique au même titre que l’écrit sur support papier

Les Centres de formation cherchent désormais à s’équiper de supports numériques qui leur permettraient de gagner du temps, mais aussi de l’argent, en réduisant la masse de papier et de dossiers au sein de leurs établissements. C’est dans ce cadre que la solution JeSuisEnCours a vu le jour en Juillet 2016 permettant des évolutions comme :

• La réduction des dépenses (temps, coût de gestion et stockage, photocopies, édition, affranchissement, collecte, etc.)
• Une solution Saas (de plus en plus répandues et plus facile d’accès à distance)
• La traçabilité des documents améliorée par une capture de l’heure, la date, le lieu de signature et son horodatage
• De l’archivage en GED à long terme (3 à 10ans)
• Une image de marque améliorée par l’innovation
• Une amélioration globale des processus de traitement des documents

ERP existants et communication entre les solutions

Des API standards ont été mises en place afin de pouvoir communiquer au mieux avec les progiciels de gestion intégrés des centres de formation. L’objectif de ces API est de faire gagner du temps à tous les acteurs : le centre de formation n’aura pas besoin d’entrer de nouveau chaque apprenant et les informations qui lui sont liées dans son système, les factures garderont la même forme qu’initialement, etc. Chaque outil « nourrira » l’autre afin de garantir un service optimumpour les centres de formation. Gestion des présences