Centre de formation : passez au tout num?riquePosted by JDSConseil on August 1st, 2017 Plus ergonomiques, plus écologiques et moins coûteuses, les solutions numériques sont au cœur de l’actualité des entreprises. De la réception de documents à la signature numérique en passant par les factures, la dématérialisation devient un enjeu dans tous les domaines. Les nouvelles solutions présentes sur le marché, comme les tablettes de signature électronique permettent de réunir sur une interface tous les intervenants qu’ils soient à proximité ou à distance. Le contact se fait de plus en plus facile et rapide grâce à la gestion documentaire qui permet un gain de productivité non négligeable. signature électronique sur tablette De la collecte des signatures à l’archivage des émargements, tous les services sont concernés :
Les organismes de formation ont besoin d’optimiser l’organisation interne : qu’ils soient des PME ou des grands groupes, privés ou publics, des solutions adaptées existent afin de dématérialiser les documents en centre de formation. Ces solutions métiers permettent de simplifier les démarches administratives et les contraintes législatives. Le développement récent des offres SaaS permet souplesse et adaptabilité, car il n’y a plus de contraintes géographiques ni temporelles : elles sont accessibles à tout moment et de n’importe où. Leur déploiement est d’autant plus rapide et facile puisqu’il ne nécessite pas d’investissement d’infrastructure et peu de ressources informatiques. Le point le plus important est que le stockage, la conservation et les vérifications de sécurité ne sont plus à la charge de l’organisme de formation, mais sous la responsabilité du prestataire qui héberge les données sensibles et sécurisées du centre de formation : il doit être agréé, sécurisé et doit également acter comme un tiers de confiance. Dans le cadre des centres de formation, la gestion du dossier d’un apprenant ou d’un stagiaire prend un temps considérable et coûte en moyenne 45€ par an par étudiant dans le cadre de la formation initiale du secondaire. La gestion de présences (émargement, suivi, rappels, facturation) représente à elle seule les 3/4 du temps passé et du coût administratif des apprenants :
Autant de tâches qui sont significativement simplifiées par la dématérialisation des feuilles de présence : le gain de temps peut aller jusqu’à 75% des tâches papiers. En effet, grâce aux tablettes de signature électronique présentes à l’entrée des salles de classe. Les informations sont envoyées au système en ligne grâce à une simple connexion internet. Les signatures numériques sont enregistrées élève par élève puis associées aux justificatifs d'absence ou conventions extérieures afin de constituer des dossiers de facturation complets en format PDF pour un envoi sécurisé et simple aux organismes payeurs. Le logiciel signature électronique permet le suivi des absences en CFA de manière simple. émargement présentiel Like it? Share it!More by this author |