Gestión de procesos de negocio

Posted by MichealH Alexander on June 10th, 2021

¿ Qué es BPM ? Es una disciplina. Ni solamente una tecnología, ni solamente una metodología, sino un conjunto armónico de ambas.

Cuando pensamos en BPM (Business Process Management), o Gestión de Procesos de Negocio, muchas veces pensamos en tecnologías “caras”, “para empresas muy grandes”, “insumirá mucho tiempo de gerencia” o simplemente “no estamos en el momento adecuado para meternos en ese tema”.

Todas esas percepciones son erróneas. De hecho, cada día las empresas grandes, medianas o PyME ‘s necesitan mejorar sus procesos en orden de ser más competitivas y así poder crecer rápidamente. Y no al revés, nunca esperar a crecer para ordenar, pues puede ser demasiado tarde.

Para competir y sobrevivir, las empresas primero deben gestionarse por procesos, de cara a maximizar la satisfacción del cliente y su eficiencia interna, claves ineludibles para crecer.

En este post, presentaremos la disciplina de BPM en un lenguaje simple y traducido específicamente para empresas, atendiendo sus problemas e inquietudes y demostrando por qué cuanto antes se involucren en esta disciplina, más probabilidad tendrán de sacarle el máximo provecho.

¿ Qué es BPM ?

BPM (Business Process Management), o Gestión de Procesos de Negocios, es una disciplina (que combina tecnologías y metodologías), que tiene como fin mejorar los procesos de negocio que sustentan la operación de las organizaciones. Se basa en un ciclo de mejora continua compuesto de cuatro etapas:

Modelar los procesos mediante un diagrama en una notación gráfica (como ser el estándar BPMN por ejemplo), que permita visualizar y discutir cómo funcionan.

Automatizar los procesos utilizando un BPM Suite (como ser Flokzu cloud BPM), donde los diferentes participantes de cada etapa puedan hacer su parte del trabajo.

Medir tiempos y cantidades de trabajo realizadas utilizando indicadores de rendimiento (KPI’s), para extraer conclusiones objetivas sobre dónde mejorar.

Optimizar, introducir las mejoras derivadas del análisis anterior para mejorar el proceso, y volver al punto 1.

Un proceso de negocio es una secuencia de actividades que se realizan en su empresa para lograr alguno de sus objetivos. Por lo general en un proceso de negocio involucra a varias personas que colaboran cada uno en una etapa diferente del proceso. Por ello, para entender ¿ Qué es BPM ?, primero deberemos identificar los procesos que sustentan la operación de la organización. Luego, entender cómo funciona cada uno de ellos. A partir de ello, podremos automatizarlos y mejorarlos.

Ejemplo – proceso comercial

A manera de ejemplo concreto para responder «¿ Qué es BPM ?», imaginemos que su empresa recibe solicitudes de cotización de sus productos por diferentes medios: mail, teléfono o web en su call center, o por medio de un equipo de vendedores en la calle y contacto directo con los clientes. En cualquier caso, luego de recibida la solicitud, es asignada a un vendedor, quien se dedica a comunicarse con el cliente para conocer mejor sus necesidades y construir una propuesta comercial que las atienda. Hay propuestas estándar, que van directo al cliente vía mail. Y hay propuestas complejas, que requieren de una aprobación adicional del gerente comercial y luego van al cliente. Para simplificar, digamos que el cliente sólo puede hacer tres cosas: comprar, rechazar la propuesta o pedir modificaciones. Si compra, le proceso continúa a través del vendedor, quien coordina la entrega.