Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi Dalam Perusahaan

Posted by Harley Jefferson on April 20th, 2022

Dalam setiap organisasi maupun di dalam semua perusahaan masalah yang paling sering dijumpai yaitu masalah komunikasi. Masalah komunikasi merupakan masalah sensitif yang dapat memberikan dampak bagi individu maupun tim dalam sebuah perusahaan. Komunikasi yang baik dapat meningkatkan efektifitas, efisiensi, dan produktivitas dalam perusahaan.

Lantas bagaimana cara untuk mengatasi hambatan komunikasi dalam perusahaan? Kali ini MY Scorecard (MYSC) tim akan memberikan solusi atas masalah dasar dalam semua tingkat organisasi terutama perusahaan. Tahapan pertama yang harus dilakukan adalah memahami jenis komunikasi yang ada dalam perusahaan. Tahapan kedua yaitu memahami dan mengidentifikasi hambatan yang akan dan sedang terjadi. Tahapan terakhir adalah memahami dan berkomitmen mempraktekan cara mengatasi hambatan komunikasi. Mari kita baca dan pahami rincian dari tiap tahapannya:

1. Jenis Komunikasi dalam Perusahaan:

   1. Jenis Komunikasi Formal

      Jenis komunikasi formal terhubung dengan struktur perusahaan dan kedudukan seseorang dalam perusahaan. Komunikasi formal ini terbagi menjadi beberapa pola:

      1. Komunikasi atas ke bawah

         Komunikasi atas ke bawah (top down communications), jenis komunikasi formal yang berasal dari pimpinan perusahaan ke bawahan. Tujuan komunikasi atas ke bawah untuk memonitor, mengarahkan, mengawasi, dan mengkoordinasi semua tugas kerja yang berada di level yang dibawahi oleh pimpinan tersebut.

      2. Komunikasi bawah ke atas

         Komunikasi bawah ke atas (upward communications), jenis komunikasi formal yang berasal dari bawahan menuju ke atasan. Tujuan komunikasi bawah ke atas untuk memberikan feedback, saran, inovasi, ide, dan informasi. Mempunyai atasan yang open minded sangat diperlukan untuk kemajuan bersama.

      3. Komunikasi Horisontal

         komunikasi horisontal terjadi di antara tim dalam perusahaan. Tujuan komunikasi horisontal untuk berdiskusi, memberikan informasi, bertukar ide, dan rapat tentang progress suatu proyek.

   2. Jenis Komunikasi Informal

      Jenis komunikasi informal adalah komunikasi random yang tidak berfokus pada hirarki struktur perusahaan. Komunikasi informal biasanya berupa gosip (isu-isu) dan juga desas desus yang belum tentu benar keberadaan informasinya. Tidak semua komunikasi informal berbentuk negatif, namun juga sifat manusiawi untuk saling berinteraksi dengan membicarakan hobi atau informasi yang mendukung pekerjaan.

2. Hambatan Komunikasi dalam Perusahaan :

   Setelah kita mengetahui macam jenis komunikasi yang ada dalam suatu perusahaan, MYSC akan membahas tentang hambatan yang terjadi dalam perusahaan.Hambatan ini dapat mengurangi efektifitas kerja maupun kesalahpahaman ( miscommunication). Berikut ini 4 jenis hambatan yang kerap kali ditemui dalam suatu perusahaan:

   1. Hambatan Teknis

      Hambatan teknis terjadi karena media komunikasi yang digunakan. Menurut ahli dan penulis buku Personal Management (1976), Cruden dan Sherman menulis jenis hambatan teknis dari komunikasi meliputi:

      1. Prosedur kerja kurang jelas.
      2. Informasi dan penjelasan suatu tugas sangat minim
      3. Adanya ketidaktelitian saat menerjemahkan atau menjalankan tugas
      4. Media komunikasi sering bermasalah

   2. Hambatan Semantik

      Hambatan semantik terjadi karena proses penyampaian pengertian atau ide melalui bahasa atau kata-kata tidak jelas atau berbelit-belit sehingga komunikasi menjadi tidak efektif. Proses penyampaian yang tidak jelas sehingga menimbulkan pengertian yang keliru. Hambatan ini bisa terjadi karena perbedaan bahasa maupun istilah yang tidak umum didengar.

   3. Hambatan Manusiawi

      Hambatan manusiawi terjadi karena adanya keterlibatan antara faktor yang dimiliki setiap individu, yang dibagi menjadi dua faktor yaitu:

      1. Faktor individual adanya perbedaan emosi, persepsi pribadi, umur, status, penyaringan informasi, dan keterampilan seorang individu dalam perusahaan.
      2. Faktor kultur dan budaya kerja dalam suatu perusahaan. Budaya kerja yang telah terbentuk dalam suatu perusahaan juga mempengaruhi sikap, perilaku individu, dan juga efektifitas komunikasi dalam suatu perusahaan. Hambatan ini berasal dari struktur organisasi yang rumit, kultur komunikasi yang tertutup, dan adanya persaingan tidak sehat antar karyawan.

   4. Hambatan Situasional

      Hambatan situasional terjadi karena adanya faktor sosiologis, antropologis, dan psikologis, dan ekologis. Penyampai komunikasi harus paham dengan situasi yang terjadi. Misalnya terjadi kecelakaan kerja, gangguan teknikal mesin, dan gangguan alam.

3. Mengatasi Hambatan Komunikasi Dalam Perusahaan

   Setelah memahami jenis dan hambatan komunikasi dalam perusahaan. MYSC akan memberikan tips sederhana untuk mengatasi hambatan komunikasi dalam perusahaan :

   1. Solusi Hambatan Teknis

      1. Selalu melakukan maintenance kelayakan media perusahaan
      2. Pelatihan teknologi agar karyawan selalu update dengan teknologi yang baru

   2. Solusi Hambatan Semantik

      1. Menerapkan standar komunikasi yang terdokumentasi dan fokus pada proyek menggunakan metode scrum (baca juga: Metode Scrum MY Scorecard). Komunikasi yang selalu teratur dan terdokumentasi dapat secara efektif dan efisien meningkatkan produktivitas kerja dalam perusahaan.
      2. Memahami adanya keberagaman budaya dan menggunakan bahasa Indonesia

   3. Solusi Hambatan Manusiawi

      1. Menciptakan budaya kerja yang saling menghormati dan berpikiran terbuka agar keharmonisan antar perbedaan usia, status, dan persepsi agar bisa saling memahami.
      2. Berkomitmen dan bekerjasama untuk memegang teguh etika berkomunikasi

   4. Solusi Hambatan Situasional

      1. Selalu memberikan bukti situasi yang dihadapi agar komunikasi dapat terdokumentasi secara fakta dan dapat didiskusikan bersama jalan keluarnya
      2. Apabila situasi tidak memungkinkan untuk mendokumentasi, maka baik penerima dan penyampai pesan harus mendengarkan dan meng update dengan berita terbaru yang berkaitan dengan situasi yang dihadapi contohnya bencana alam atau terkena wabah penyakit.

Dengan mengetahui jenis komunikasi, hambatan yang dihadapi, dan solusi untuk mengatasi hambatan, Anda dapat mengetahui apa yang salah dari komunikasi dalam tim Anda. Sebagai seorang pemimpin (leader) maupun pemilik usaha, Anda dapat mengedukasi dan bekerjasama dengan segala tingkat struktur perusahaan Anda agar bisa berkomitmen untuk bersama menyelesaikan dan mengurangi masalah komunikasi ini. Dengan memahami masalah, mempraktekan, dan bersama berkomitmen maka akan tercipta budaya perusahaan yang baik, lebih produktif, efisien, dan efektif. Semoga cara yang MY Scorecard berikan dapat diterapkan dan dipraktekan para leader dalam organisasi perusahaan.