Aplikasi E-Absensi untuk Mendukung Penilaian Kinerja yang Lebih AkuratPosted by MyScorecard on June 17th, 2022 Pencatatan riwayat kehadiran karyawan patut diperhatikan sebab berfungsi menjadi bahan pertimbangan penilaian kinerja mereka. Aplikasi e absensi hadir untuk mempermudah tugas tersebut, terlebih saat pandemi COVID-19 memunculkan tren kerja dari rumah. Data terekam secara akurat dan praktis menjadi dua keunggulan aplikasi e absensi. Tidak mengherankan, banyak perusahaan yang tetap memakai platform ini meski sudah menerapkan sistem kerja di kantor.
Namun, bagaimana pengelolaan e-absensi untuk karyawan? Simak ulasan berikut ini yuk!
Resiko Penggunaan Absensi Manual
Sebelum aplikasi e-absensi marak dipakai, perusahaan masih menerapkan sistem pencatatan manual. Contohnya, perusahaan tersebut meminta karyawannya membubuhkan tanda tangan pada tanggal kehadirannya. Akan tetapi, pencatatan secara manual ini mengandung beberapa resiko, yakni:
Kesalahan pencatatan
Pendataan secara manual dapat menimbulkan resiko kesalahan perekaman. Umumnya, ada seorang karyawan yang bertugas merekapitulasi absensi dalam sistem manual ini. Tugas ini bisa merepotkan karyawan tersebut jika harus menangani absensi hingga ribuan karyawan dalam suatu perusahaan. Di sinilah resiko kesalahan bisa terjadi. Contoh kesalahan tersebut adalah kehadiran yang tidak tercatat atau malah dua kali dicatat. Pada akhirnya, rekapitulasi absensi akan menjadi merepotkan dan memakan waktu lama. Kurang efisien dalam merekap daftar absensi Dengan pencatatan yang sedari awal salah atau kurang praktis, rekapitulasi kehadiran menjadi berlarut-larut. Karyawan yang ditugaskan merekapitulasi absensi harus mengecek berulang kali apakah absensi sudah tepat, tidak ada yang tercatat dua kali atau terlewatkan pencatatannya. Tentunya ini malah memakan waktu yang lebih lama. Baca juga: Keuntungan Menggunakan Aplikasi Manajemen Karyawan Manfaat Menggunakan Aplikasi E-Absensi
Aplikasi e-absensi muncul untuk mengatasi permasalahan di atas. Berikut rinciannya:
Mengakomodir semua jenis sektor usaha
Metode pencatatan absensi secara manual tidak cocok untuk seluruh jenis usaha. Misalnya, perusahaan dengan sektor usaha yang mengharuskan karyawannya di luar lapangan kurang pas jika harus memakai absensi manual. Kurang efektif jika karyawan tersebut harus bolak-balik ke kantor untuk menandatangani daftar kehadiran atau menyentuhkan sidik jari ke mesin kehadiran. Masalah ini bisa diatasi dengan aplikasi e-absensi. Karyawan bisa merekam kehadiran mereka sendiri melalui aplikasinya via ponsel atau pun desktop. Apapun jenis usahanya, perusahaan bisa meminta karyawan mereka melakukan absensi sendiri dimanapun. Mereka tidak harus ke kantor untuk merekam kehadiran mereka lalu kembali ke lapangan untuk bekerja. Terlebih saat wabah seperti sekarang, e-absensi memfasilitasi pencatatan kehadiran karyawan walau bekerja dari rumah. Efisiensi biaya Perusahaan akan sangat mengirit biaya jika memakai aplikasi e-absensi. Tidak perlu ada biaya perangkat khusus, seperti alat atau sistem tertentu. Sistem aplikasi ini sudah mencakup proses instalasi hingga perangkat fisik terkait. Sehingga, perusahaan tinggal mendaftar, mengunduh dan memakai smartphone untuk memakai aplikasi ini sehari-hari. Tentunya, ini membantu perusahaan menghemat anggaran. Mencegah kecurangan Perusahaan tidak akan kecolongan dalam hal karyawan berbohong. Ini dimungkinkan dengan adanya fitur Global Positioning System atau GPS untuk mengetahui lokasi karyawan berada. Teknologi biometrik juga terdapat dalam sistem e-absensi yang berfungsi untuk memberikan keamanan ganda. Dua fitur penting ini menjamin data akurat, tidak dimanipulasi oleh karyawan. Selain itu, data tercatat secara aman dan terenkripsi. Data lebih akurat Data dalam sistem e-absensi lebih akurat dan lebih lengkap. Ini mempermudah perusahaan dalam menghitung jam kerja untuk mempertimbangkan penggajian dan hak karyawan lainnya. Mempermudah rekapitulasi dan integrasi data Sistem e-absensi mencatat secara otomatis data kehadiran. Dengan kesigapan ini, pihak HR lebih cepat dalam merekapitulasikannya. Sistem di dalamnya memungkinkan integrasi data kehadiran dengan data lainnya. Secara keseluruhan, kerja divisi HR menjadi lebih mudah dan lebih cepat. Memantau secara real-time Pihak HRD bisa memantau absensi secara real-time sebab aplikasi ini terhubung dengan internet. Mereka bisa merekapitulasi secara lebih cepat dan efektif. Selain itu, data tersimpan secara otomatis dan terjamin keamanannya. Tingkatkan Produktivitas Perusahaan dengan MY Scorecard
Nah itu tadi penjelasan mengenai aplikasi e-absensi dan juga manfaatnya untuk meningkatkan produktivitas perusahaan Anda dan mendukung penilaian kinerja karyawan. Namun semua itu akan lebih mudah tercapai bila ditunjang pula dengan sistem manajemen karyawan yang lebih matang dan tertata.
Aplikasi MY Scorecard dapat membantu dalam hal pengelolaan serta pemantauan kinerja karyawan sehingga akan memudahkan HRD atau pemilik usaha dalam menjalankan operasional perusahaannya, memantau kinerja karyawan sehingga meningkatkan produktivitas perusahaan. Like it? Share it! More by this author |