Cara Melakukan Reference Check yang Wajib Diketahui HR

Posted by MonsterAR on December 13th, 2024

Saat ini, platform media sosial profesional LinkedIn memang sangat membantu HR dalam mencari kandidat. Namun, belakangan muncul fenomena LinkedIn swindler yang mau tidak mau membuat HRD harus tahu cara melakukan reference check atau pengecekan referensi.

LinkedIn swindler adalah sebuah fenomena dimana seseorang mengubah pengalaman kerja dan keahlian di akunnya yang tidak sesuai kenyataan. Tujuannya tidak lain adalah agar lebih cepat dilirik oleh HRD. Mereka akan menaruh keterangan mengenai posisi dan pengalaman kerja yang sedang diincar padahal sebenarnya informasi tersebut bohong belaka.

Jika Anda seorang perekrut atau bagian dari divisi HRD, cara melakukan reference check sangatlah penting agar tidak terjebak dalam halo effect dimana keputusan rekrutmen malah menjadi bias.

Pengertian reference check

Reference check berarti salah satu fase dalam keseluruhan proses rekrutmen dimana pihak HRD akan menghubungi atasan terdahulu seorang kandidat guna memverifikasi informasi yang mereka cantumkan di CV atau resume.

Elemen yang akan diverifikasi mencakup keahlian, pengalaman kerja dan kompetensi mereka. Umumnya, pihak HRD akan menghubungi atasan terdahulu setelah proses wawancara, tetapi ada yang melakukan sebelum tahap wawancara. Selain untuk validasi data, reference check juga berfungsi untuk mengetahui apakah kandidat cocok dengan posisi dan budaya perusahaan atau tidak.

‍Beda antara reference check dengan background check

Sama-sama sebagai alat verifikasi, reference check lebih berfokus pada pengalaman kerja dan keahlian seorang kandidat. Adapun background check lebih menyoroti soal catatan kriminal dan data keuangan calon karyawan.

Dalam reference check, pihak HRD juga akan memperoleh pendapat dari atasan dan rekan kerja sebelumnya mengenai kandidat. Informasi lain yang tidak termuat dalam CV dan wawancara juga bisa ditanyakan dalam proses reference checking ini.

Melakukan Reference Check di Luar Daftar Referensi dari Kandidat

Selain dari daftar referensi usul kandidat, pihak HRD bisa menghubungi di luarnya. Ini disebut sebagai back-door reference checking. Sebagai bagian dari pihak HRD, Anda bisa menghubungi mantan rekan kerja, manajer, klien atau yang lain untuk memperoleh informasi lebih lengkap mengenai keahlian dan pengalaman kerja kandidat.

Cara melakukan reference check

Lalu, bagaimana cara melakukan reference check? Simak tahapannya di bawah ini:

1. Kontak atasan terdahulu sebagaimana tertulis dalam referensi

Hubungilah pemberi kerja yang disodorkan oleh kandidat dalam daftar referensi mereka. Jangan lupa untuk memperkenalkan diri, maksud dan kebutuhan Anda menghubungi mereka. Verifikasikan nama kandidat apakah benar-benar dikenal oleh atasan tersebut.

2. Menggali bagaimana ia mengenal kandidat

Tanyakan bagaimana atasan tersebut mengenal kandidat untuk mengetahui seberapa profesional hubungan di antara keduanya.

3. Menanyakan poin penting

Elemen penting dalam reference checking ada di bawah ini:

• Keahlian: Untuk poin ini, tanyakan ke atasan yang dihubungi apakah keahlian kandidat dalam CV memang benar adanya.
• Sumbangsih: Tanyakanlah kontribusi kandidat selama ia bekerja. Dengan ini, Anda dapat mendapatkan gambaran mengenai kinerja kandidat nantinya.
• Perilaku: Anda berhak menggali sikap kandidat selama bekerja. Aspek perilaku ini sangat penting loh untuk memastikan kandidat memang tepat sebagai pihak yang diajak bekerjasama nanti jika diterima.
• Etos kerja: Etos kerja menggambarkan tanggung jawab kandidat dalam bekerja nantinya. Dengan menanyakan secara langsung ke atasan sebelumnya, Anda dapat mengetahui gambaran bagaimana ia nanti bertanggung jawab dalam proyek atau tugasnya kelak.

4. Menanyakan skor kandidat

Dari penjelasan yang begitu panjang, Anda dapat menyimpulkan pendapat atasan tersebut dalam angka. Ambil saja skala 1 hingga 10, dimana 10 menandakan skor tertinggi sedangkan 1 kinerja kandidat tersebut paling rendah.

5. Menanyakan hal yang lebih khusus

Hal yang lebih spesifik dapat Anda peroleh dari melihat CV kandidat. Misalkan, kandidat menuliskan salah satu pencapaian khusus. Tanyakanlah ke atasan tersebut mengenai prestasi tersebut agar data Anda semakin lengkap.

6. Menggandeng user

Informasi yang diperoleh melalui reference check akan berguna bagi pihak HRD dan user. Tanyakanlah ke user informasi lain apa yang ingin diketahui untuk nanti ditanyakan ke atasan tersebut. Setelah selesai, rangkum dan serahkan seluruh hasilnya ke user.

Daftar pertanyaan saat reference check

Setelah mengetahui cara melakukan reference check, Anda perlu mengetahui pertanyaan yang kerap ditanyakan ke atasan terdahulu. Berikut contohnya:

1.   Bisa dijelaskan seperti apa hubungan Anda dengan kandidat?
2.   Berapa lama kandidat bekerja di perusahaan Anda?
3.   Bisa dijabarkan tugas dan pekerjaan yang dilakukan oleh kandidat?
4.   Apa yang bisa Anda bagi kepada kami mengenai keunggulan utama kandidat?
5.   Seingat Anda, apakah kandidat pernah memperoleh peringatan baik lisan atau tertulis? Apabila pernah, apa penyebabnya?
6.   Apakah Anda pernah menerima keluhan dari rekan kerja mengenai kandidat? Jika iya, apa penyebabnya?
7.   Sebutkan salah satu prestasi terbaik dari kandidat
8.   Bagaimana sikap kandidat saat bekerjasama dengan rekan timnya untuk proyek tertentu, misalnya?
9.   Tolong beri penilaian mengenai sikap kandidat terhadap tugas dan tim
10. Bagaimana kandidat meninggalkan perusahaan Anda?
11. Dengan tugas baru kandidat di perusahaan kami, apa pendapat Anda mengenai kecocokan kandidat dengan peran barunya?
12. Apakah kandidat kerap telat datang ke kantor?
13. Apakah kandidat sanggup bekerja optimal meski dalam tekanan?
14. Apakah kandidat pernah dipromosikan atau diturunkan dari posisinya?
15. Adakah hal lain yang ingin Anda sampaikan mengenai kandidat kepada kami?

Itulah cara melakukan reference check dan contoh pertanyaan yang bisa diajukan. Semoga bermanfaat.